Si vous avez déjà assisté à une conférence ou à une séminaire de team building a Lyon, vous avez peut-être remarqué qu’il y a un grand nombre de personnes qui partagent les mêmes intérêts que vous. Le plus souvent, ces conférences impliquent un orateur principal et plusieurs invités qui apportent leur contribution au thème central de la conférence.

Ce genre de situation peut vous amener à chercher des moyens de partager vos opinions avec les autres participants à la conférence. Cet objectif peut s’avérer difficile à atteindre compte tenu du nombre de personnes et de l’immensité de l’espace de l’événement. Heureusement, les réunions en petits groupes permettent de partager des idées en améliorant l’ordre du jour des réunions.

Grâce aux réunions en petits groupes, les congrès et les conférences sont devenus plus productifs. Continuez à lire pour en savoir plus sur la façon dont les ordres du jour des réunions bénéficient largement de l’organisation de séances en petits groupes.

Promouvoir l’engagement

Le problème de certaines conférences est que beaucoup de personnes quittent l’événement avec le sentiment d’avoir manqué quelque chose, ce qui laisse beaucoup à désirer.

Comme nous l’avons déjà mentionné, ils voudront peut-être avoir l’occasion de participer à des activités en rapport avec ce qu’ils viennent d’apprendre. Associées à un programme de réunion bien organisé, les séances en petits groupes sont un excellent moyen pour les participants de rencontrer d’autres personnes ayant des intérêts similaires. Les participants sont plus susceptibles de se parler lorsqu’ils sont répartis en petits groupes. De cette façon, ils ne sont plus de simples auditeurs passifs, mais des participants actifs discutant d’informations pertinentes.

Aborder des sujets spécifiques

Si vous avez déjà travaillé dans une entreprise, vous comprenez le temps potentiel perdu dans des réunions relativement peu pertinentes. En général, ces réunions ne permettent pas de résoudre les problèmes actuels et n’apportent rien d’utile à l’entreprise.

Bien que certains facteurs puissent avoir contribué à cette situation indésirable, elle peut aussi être largement attribuée à la façon dont l’ordre du jour a été mal organisé. Les participants n’ont aucune idée de ce dont ils devraient discuter. Au contraire, ils sautent d’un sujet à l’autre parce qu’ils ne savent pas par où commencer.

Le cadre typique d’une session en petits groupes est celui de petits groupes. Cela permet de réduire l’ordre du jour de la réunion à des points de discussion plus faciles à gérer et plus pertinents. Les personnes spécialisées dans des domaines relativement identiques peuvent être regroupées afin de rendre les discussions plus fructueuses. Grâce aux sessions en petits groupes, la couverture des sujets est maximisée et devient plus pertinente.

Encourager la communication

Les ordres du jour des grandes réunions peuvent s’avérer assez intimidants pour les personnes qui n’ont pas l’habitude de partager leurs idées avec de grands groupes de personnes. Ce type de situation peut même les empêcher de donner leur avis, tout simplement parce qu’ils trouvent que prendre la parole est une tâche intimidante.

D’un autre côté, les sessions en petits groupes sont structurées de manière à permettre aux individus de communiquer plus librement entre eux. Davantage de personnes se sentiront encouragées à prendre la parole et à partager leurs opinions sans la pression et les attentes liées à la présence dans un groupe plus important.

Permettez aux participants de faire des pauses

Une autre caractéristique indésirable des ordres du jour de réunions non organisés est qu’ils ont tendance à s’éterniser. Cette qualité ne sert à personne dans une réunion, et ne fait que gaspiller le temps et les efforts de chacun.

Les réunions en petits groupes permettent de rompre avec la monotonie qui se perpétue et se prolonge dans les ordres du jour des réunions qui s’éternisent. De temps en temps, les gens ont besoin de faire des pauses afin de se sentir plus énergisés pour la prochaine tâche qu’ils doivent accomplir. Des ordres du jour trop longs ne feront qu’entraîner une perte d’intérêt collective pour l’ensemble du groupe. Ils auront également davantage tendance à se désintéresser et à oublier la raison pour laquelle ils étaient présents à la réunion ou à la conférence.

Il existe des moyens simples de rendre une séance de travail plus relaxante, par exemple en proposant des rafraîchissements simples auxquels les participants peuvent accéder à tout moment de l’événement.

Donnez l’occasion de créer des réseaux

Comme indiqué précédemment, les réunions en petits groupes consistent à diviser une réunion ou une conférence en petits groupes. Chacun de ces groupes discute d’un sujet particulier lié au thème général de la réunion. Ce type de structuration offre aux participants la possibilité de se mettre en réseau.

Lorsqu’ils ont terminé les points à l’ordre du jour, ils peuvent se rendre dans un autre groupe pour recommencer. Grâce au partage des connaissances et des compétences, ils peuvent potentiellement trouver un futur partenaire ou un investisseur important pour leurs futures affaires ou autres projets.

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